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Kauffrau/-mann für Büromanagement Ausbildung

Du liebst es, dir To-do-Listen zu schreiben und bist auch sonst rundum organisiert? In der Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement hast du die Möglichkeit, dein Organisationstalent und weitere Fähigkeiten auszuleben. Bei uns findest du alle wichtigen Infos: Passende Ausbildungsplätze, Inhalte, Voraussetzungen, Ablauf, Bewerbung, Gehalt und Karriere.

Kauffrau für Büromanagement: Der Beruf im Überblick

Als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement steht dir die Welt offen: Du kannst in nahezu jeder Branche arbeiten. Denn dort, wo klassische organisatorische Tätigkeiten erledigt werden müssen, werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt. So kann weder in kleinen Firmen noch in großen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung auf deine tatkräftige Unterstützung verzichtet werden.

Als Kauffrau/-mann für Büromanagement übernimmst du alle anfallenden Büroarbeiten. Neben den klassischen Arbeiten am Computer, stehst du häufig auch in Kontakt mit Kunden. Zudem bist du beispielsweise für die Buchhaltung und weitere Bereiche des Rechnungswesens, aber auch für den Schriftverkehr mit Kunden zuständig. Du übernimmst die Terminplanung, empfängst Besucher, unterstützt bei Meetings und verwaltest das Büromateriallager. Im Großen und Ganzen bist du also für die Organisation des Büros verantwortlich. Dein Arbeitsalltag spielt sich demnach überwiegend im Büro oder in den Besprechungsräumen ab.

Der Ausbildungsberuf der Kauffrau bzw. des Kaufmanns für Büromanagement wurde im Jahr 2014 eingeführt und ersetzt die folgenden Berufe:

  • Bürokauffrau/-mann
  • Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
  • Fachangestellte/r für Bürokommunikation

Kauffrau für Büromanagement:

Organisationstalente aufgepasst!

Steckbrief: Kauffrau für Büromanagement Ausbildung

Ausbildungsdauer

3 Jahre

Ausbildungsform

duale Ausbildung

Erforderlicher Schulabschluss

Realschulabschluss

Ausbildungsgehalt

zwischen 750 und 1.133 Euro

Ausbildungsinhalte: Was lerne ich in der Kauffrau für Büromanagement Ausbildung?

Damit du für die Arbeit im Betrieb ausreichend gewappnet bist, eignest du dir die theoretischen Kenntnisse in der Berufsschule an. In insgesamt 13 Lernfeldern lernst du dort alle relevanten Fachkenntnisse der Kauffrau bzw. des Kaufmanns für Büromanagement kennen. Neben den Büroprozessen, wie Informationsmanagement und -verarbeitung sowie Koordinations- und Organisationsaufgaben, machst du dich auch mit dem Themenfeld Geschäftsprozesse bekannt. Darunter fallen beispielsweise die Auftragsbearbeitung und -nachbereitung, die Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen, aber auch die Kundenbeziehungsprozesse. Neben den berufsspezifischen Inhalten begegnest du auch allgemeinbildenden Fächern, wie Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde.

Im Ausbildungsbetrieb hast du dann die Möglichkeit, dein Können unter Beweis zu stellen und die theoretisch erlernten Kenntnisse aus der Berufsschule praktisch umzusetzen. Du lernst unter anderem folgende Tätigkeiten kennen:

  • Auswahl und Anwendung betrieblicher Kommunikationssysteme
  • Bearbeitung des Postein- und ausgangs
  • Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten
  • Einholen, Prüfung und Vergleich von Angeboten
  • Zusammenstellung, Aufbereitung und Auswertung von Kundendaten
  • Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen und Dienstreiseanträgen

Da der Bereich des Büromanagements sehr umfangreich ist und teilweise sehr unterschiedliche Tätigkeiten und Funktionsbereiche umfasst, wählst du bereits bei Vertragsabschluss zusätzlich zwei aus zehn Wahlqualifikationen. Diese werden für jeweils fünf Monate schwerpunktmäßig im Betrieb ausgebildet. Dabei hast du die Wahl aus folgenden Schwerpunkten:

  • Auftragssteuerung und -koordination
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  • Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  • Einkauf und Logistik
  • Marketing und Vertrieb
  • Personalwirtschaft
  • Assistenz und Sekretariat
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  • Verwaltung und Recht
  • Öffentliche Finanzwirtschaft

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?

Formale Voraussetzungen

Für die Ausbildung zur/m Kauffrau/-mann für Büromanagement ist keine bestimmte schulische Ausbildung vorgeschrieben. Allerdings fordern viele Unternehmen mindestens den Realschulabschluss, also die Fachoberschulreife.

Die Grundvoraussetzung für eine duale Ausbildung ist die Schließung eines Ausbildungsvertrags mit einem Ausbildungsbetrieb. Minderjährige Personen benötigen dafür eine ärztliche Bescheinigung.

Welche Schulfächer sind wichtig?

  • Deutsch
  • Mathe
  • Englisch

Persönliche Voraussetzungen

Neben den formalen Voraussetzungen spielen auch deine persönlichen Interessen und Stärken eine große Rolle für die Kauffrau/-mann für Büromanagement Ausbildung. Wichtig ist beispielsweise, dass

  • du ein echtes Organisations- und Planungstalent bist. Bei der Arbeit im Büro ist es nämlich sehr wichtig, dass du alle zu erledigenden Aufgaben im Blick hast und sie termingerecht erledigst.
  • du sehr sorgfältig und genau arbeitest. Das kommt dir beispielsweise bei der Rechnungsprüfung oder der Auftragsabwicklung zugute.
  • keine Scheu vor dem Umgang mit Zahlen und Daten hast. Die sind in der Ausbildung und auch danach nämlich deine ständigen Begleiter in dem Job als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement.
  • du kommunikativ und aufgeschlossen bist und dich gut ausdrücken kannst. Dies kommt dir nicht nur beim täglichen Austausch mit deinen Kollegen zugute, es ist auch für den Kontakt mit Externen, also beispielsweise Kunden und Lieferanten, enorm wichtig.
  • du dich für kaufmännische Abläufe interessierst und bereit bist, dein Wissen kontinuierlich zu erweitern.
  • du kein Problem damit hast, die meiste Zeit des Arbeitstages sitzend vor dem PC zu verbringen. Denn der Schreibtisch ist der Ort, an dem du als Kaufmann/-frau für Büromanagement den Großteil deiner Arbeitszeit verbringen wirst.

Wie läuft die Kauffrau für Büromanagement Ausbildung ab?

Die Kauffrau bzw. Kaufmann zur Büromanagement Ausbildung erstreckt sich in der Regel über drei Jahre. Verfügst du allerdings über einen sehr guten Schulabschluss oder konntest durch relevante Praktika oder Nebenjobs bereits Vorkenntnisse im Büroumfeld sammeln, kannst du in den meisten Fällen die Ausbildung noch vor Beginn verkürzen. Doch auch nachträglich ist eine Verkürzung der Ausbildungsdauer, in Absprache mit der Industrie- und Handelskammer (IHK) und deinem Unternehmen, problemlos möglich. Wenn du also in der Berufsschule mit besonders guten Noten glänzen kannst und auch im Betrieb sorgfältige Arbeit leistest, steht einer nachträglichen Verkürzung nichts mehr im Wege.

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bzw. zum Kaufmann für Büromanagement erfolgt im dualen System. Du gehst also nicht nur als Arbeitnehmer/in deiner praktischen Tätigkeit im Betrieb nach, du bist auch gleichzeitig Schüler/in in der Berufsschule. Durch die optimale Kombination aus Theorie und Praxis kannst du dir bereits während der Ausbildung ein solides Fundament an Wissen aufbauen. Je nach Modell besuchst du beispielsweise an ein bis zwei Tagen die Berufsschule und bist an den restlichen drei bis vier Tagen pro Woche im Ausbildungsbetrieb tätig.

Auch wenn du dir in deiner Ausbildungszeit bestimmt mal die ein oder andere Sache selbst aneignen musst, wirst du nicht allein gelassen. Du hast eine/n feste/n Ansprechpartner/in, deine/n Ausbilder/in, der bzw. die jederzeit ein offenes Ohr für dich hat. Aber auch deine Arbeitskollegen und die Lehrer der Berufsschule sind häufig eine wertvolle Unterstützung.

Abschlussprüfung

Anders als bei anderen dualen Ausbildungsberufen noch üblich, gibt es bei der Kauffrau/-mann für Büromanagement Ausbildung keine klassische Zwischen- und Abschlussprüfung mehr. Die Abschlussprüfung ist in zwei Teile gegliedert und wird als „Gestreckte Prüfung“ bezeichnet. Den ersten Teil schreibst du in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres. Dort stellst du dein Wissen im Rahmen einer PC-Prüfung im Bereich Informationstechnisches Büromanagement unter Beweis.

Der zweite Teil der gestreckten Abschlussprüfung steht dann am Ende deiner Ausbildung an. Dort kommen die Prüfungsbereiche Kundenbeziehungsprozesse und Wirtschafts- und Sozialkunde auf dich zu. Zudem erwartet dich im zweiten Teil auch eine mündliche Prüfung. Dabei musst du dich in einem fallbezogenen Fachgespräch, bezogen auf eine deiner Wahlqualifikationen, beweisen. Übrigens fließt das Ergebnis beider Teile mit in die Endnote ein. Wenn du beide Prüfungsteile erfolgreich gemeistert hast, bist du staatlich anerkannte/r Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement.

Arbeitskollege erklärt der angehenden Kauffrau für Büromanagement eine neue Aufgabe

Wie bewerbe ich mich für die Kauffrau für Büromanagement Ausbildung?

Nachdem du nun viel zur Ausbildung erfahren hast, ist es dein großer Wunsch Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement zu werden? Leider bist du mit diesem Wunsch nicht allein. Du musst es also schaffen, dich von deinen Mitbewerbern abzuheben. Dafür sind aussagekräftige und fehlerfreie Bewerbungsunterlagen enorm wichtig. Wir empfehlen dir, die Unterlagen vor dem Verschicken lieber noch dreimal durchzuschauen und am besten auch noch eine andere Person drüberlesen zu lassen.

Damit du die Bewerbungsunterlagen auf das jeweilige Unternehmen abstimmen kannst, brauchst du natürlich erstmal eine Stellenanzeige, auf die du dich bewerben kannst. Viele Unternehmen veröffentlichen ihre Stellenanzeigen auf der eigenen Website oder geben sie in verschiedenen Jobportalen auf. In unserer Ausbildungsplatzbörse wirst du ebenfalls fündig. Dort findest du zahlreiche Stellenanzeigen für eine Ausbildung zur bzw. zum Kauffrau/-mann für Büromanagement.

Zurück zum Thema Bewerbungsunterlagen: Hast du erstmal eine passende Jobanzeige gefunden, findest du dort meist auch Informationen zu den geforderten Unterlagen. Häufig soll deine Bewerbung aber folgende Unterlagen enthalten:

  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Schulzeugnisse
  • evtl. Nachweise bereits absolvierter Praktika

Wenn du dir beim Verfassen und Zusammenstellen der Unterlagen noch unsicher bist, legen wir dir unseren ausführlichen Artikel zum Thema Bewerbung für die Ausbildung ans Herz. Dort bekommst du zahlreiche Tipps mit auf den Weg und kannst dir sogar Vorlagen für ein Deckblatt, das Anschreiben und den Lebenslauf herunterladen.

Hast du deine Bewerbung beim Unternehmen eingereicht, ist erstmal Warten angesagt. Wie es im Anschluss weitergeht, ist abhängig vom jeweiligen Ausbildungsbetrieb. Häufig wirst du im nächsten Schritt zu einem Einstellungstest eingeladen. Es kann aber auch sein, dass im Rahmen eines Assessment-Centers deine Eignung überprüft wird. Auf ein Vorstellungsgespräch musst du dich immer einstellen.

Gehalt: Was verdiene ich während und nach der Ausbildung?

Während der Kauffrau für Büromanagement Ausbildung

Das gute am Arbeitnehmer/in-Dasein ist, dass du für deine Arbeit belohnt wirst. So kannst du dich am Ende bzw. am Anfang eines Monats auf deine Ausbildungsvergütung freuen. Wie hoch der Betrag ist, der auf deinem Konto landet, können wir dir so pauschal nicht sagen. Ein Gehalt hängt nämlich immer von verschiedenen Faktoren ab. Es ist beispielsweise relevant, in welcher Branche du tätig bist und wie viele Mitarbeiter dein Unternehmen beschäftigt. Zudem ist auch der Unternehmensstandort auschlaggebend für die Höhe des Gehalts. Eine Sache gilt allerdings für alle Unternehmen gleichermaßen: Die Ausbildungsvergütung steigt mit jedem Ausbildungsjahr.

Dir sind doch bestimmt schon mal die Begriffe „brutto“ und „netto“ untergekommen, oder? Weil es da häufig zur Verwechslung kommt, hier noch mal kurz zur Erklärung: Beim Thema Gehalt ist immer vom Bruttogehalt die Rede. Davon werden noch die Steuer- und Sozialabgaben abgezogen. Der übrige Betrag ist der Nettobetrag. Dieser landet auf deinem Konto. Wir sprechen in diesem Artikel ebenfalls von Bruttobeträgen.

Auch wenn wir vorhin geschrieben haben, dass die Höhe des Gehalts von verschiedenen Faktoren abhängt, darf ein Unternehmen die Vergütung der Azubis nicht vollkommen willkürlich festlegen.

Sicher ist: Dir steht laut dem Berufsbildungsgesetz § 17 eine Mindestvergütung von

  • 585 Euro Bruttomonatsgehalt im ersten Ausbildungsjahr,
  • 690,30 Euro Bruttomonatsgehalt im zweiten Ausbildungsjahr,
  • 789,75 Euro Bruttomonatsgehalt im dritten Ausbildungsjahr und
  • 819 Euro Bruttomonatsgehalt im vierten Ausbildungsjahr

zu, wenn du deine Ausbildung im Jahr 2022 beginnst. Die Mindestvergütung für Auszubildende wurde 2020 eingeführt. Der Betrag, der dir im ersten Ausbildungsjahr zusteht, erhöht sich jedes Jahr. Wenn du deine Ausbildung also erst 2023 beginnst, erhältst du mehr Geld als jetzt. Während deiner Ausbildung bekommst du außerdem nicht jedes Jahr das gleiche Gehalt. So kannst du dich in deinem zweiten, dritten und vierten Jahr über mehr Geld freuen. Als Grundlage für die Berechnung dient das Gehalt deines ersten Ausbildungsjahres. Folgende Prozentsätze, die auch im Berufsbildungsgesetz festgelegt wurden, werden je nach Lehrjahr, in dem du dich befindest, hinzuaddiert:

  • für das zweite Jahr: 18 Prozent
  • für das dritte Jahr: 35 Prozent
  • für das vierte Jahr: 40 Prozent

Es gibt jedoch auch viele Unternehmen, die ihre Auszubildenden über die Mindestausbildungsvergütung hinaus entlohnen. Nicht selten wirst du auch, je nach Branche, nach einem Tarifvertrag bezahlt. Im Durchschnitt liegt dein Gehalt im ersten Lehrjahr zwischen 750 und 990 Euro, im zweiten Ausbildungsjahr zwischen 797 und 1.049 Euro und im dritten Jahr zwischen 850 und 1.133 Euro (Stand: 07/2021).

Nach der Kauffrau für Büromanagement Ausbildung

Wenn du die Ausbildungszeit erfolgreich hinter dich gebracht hast, verdienst du als ausgebildete/r Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement natürlich deutlich mehr als noch während der Berufsausbildung. Du solltest aber unbedingt bedenken, dass ein Einstiegsgehalt immer etwas geringer ausfällt als ein Gehalt nach mehrjähriger Berufserfahrung. Lass dich davon allerdings auf keinen Fall abschrecken. Sobald du einmal fest im Job bist, sammelst du ziemlich rasch eine Menge Berufserfahrung und kannst mit steigender Erfahrung auch ein höheres Gehalt verlangen. Weiterbildungsmaßnahmen tragen natürlich ebenfalls dazu bei, dein Gehalt zu steigern.

Laut Gehalt.de liegt dein durchschnittliches Gehalt als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement zwischen 2.103 und 3.050 Euro (Stand: 07/2021). Nicht selten kommt noch Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld hinzu.

Welche Karrieremöglichkeiten habe ich nach der Ausbildung?

Wenn das Ende deiner Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement naht, musst du dir Gedanken darüber machen, wie es beruflich für dich weitergehen soll. Nicht selten finden bereits während der Ausbildung erste Übernahmegespräche statt. Wenn du die Abschlussprüfungen erfolgreich meisterst, im Unternehmen gute Arbeit leistest und deine Unterstützung benötig wird, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass du als feste Arbeitskraft übernommen wirst. Sucht das Unternehmen keine feste Kraft oder möchtest du vielleicht auch gar nicht in deinem Ausbildungsbetrieb bleiben, ist das aber auch kein Drama. Mit einer abgeschlossenen Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement Ausbildung findest du schnell eine neue Beschäftigung.

Unmittelbar nach den Abschlussprüfungen bist du bestimmt erstmal heilfroh, nicht mehr büffeln zu müssen. Allerdings solltest du nach einiger Zeit auf jeden Fall über Weiterbildungsmaßnahmen nachdenken. Das kann sich nämlich nicht nur positiv auf dein Gehalt auswirken: Du bist auch thematisch auf dem neuesten Stand und kannst deine Fähigkeiten und Kompetenzen noch weiter ausbauen. Zudem verbessern sich deine Chancen auf dem Arbeitsmarkt enorm und die Wahrscheinlichkeit, eine höhere Position ausüben zu können rückt näher. Dabei hast du häufig auch die Möglichkeit, dich auf einen Bereich deiner Wahl zu spezialisieren. Beispielsweise kannst du dich im Bereich Fremdsprachen, Buchhaltung, Sekretariat oder betrieblicher Organisation weiterbilden. Weitere Fortbildungen, die nach der Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement in Frage kommen, sind folgende:

  • Fachkauffrau/-mann für Büro- und Projektorganisation
  • Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement
  • Bürofachwirt/in
  • Bilanzbuchhalter/in

Neben den zahlreichen Aufstiegsfortbildungen wollen wir auch das akademische Studium nicht außer Acht lassen. Nach der Ausbildung als Kauffrau-/mann für Büromanagement kannst du beispielsweise ein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaften, Volkswirtschaftslehre oder International Business bzw. Management aufnehmen.

Falls du dich weiterbilden möchtest, deinen Job aber nicht aufgeben möchtest, ist das gar kein Problem. Die meisten Weiterbildungen und auch viele akademische Studiengänge kannst du berufsbegleitend absolvieren. Viele davon sind sogar auch als Fernstudium bzw. Fernlehrgang möglich.

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