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Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r Ausbildung

Du hast Spaß an und Talent für Organisation, arbeitest gerne mit Menschen und findest Arzneien, Kosmetik und alles, was man so in der Apotheke findet, interessant? Dann könnte eine Ausbildung zum bzw. zur Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten genau das Richtige für dich sein! Hier findest du alle Infos zu Ausbildung, Gehalt, Karrierechancen und natürlich auch direkt freie Ausbildungsplätze!

Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r: Der Beruf im Überblick

Hast du dich schon mal gefragt, woher eigentlich deine Tabletten oder Sälbchen so magisch aus der Rutsche in der Wand kommen, wenn du in der Apotheke deines Vertrauens ein Rezept vorlegst? Ja, schon klar, aus dem Lager, aber wie haben die Apotheker eigentlich noch Zeit, diese Warenausgabe nebenbei zu organisieren? Ganz einfache Antwort: Brauchen sie gar nicht zu haben, denn die Warenwirtschaft ist eine der zahlreichen Aufgaben von Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten, abgekürzt auch PKA. Während einigen Leuten als Beruf in der Apotheke neben den Apothekern vielleicht noch die PTA, also die Pharmazeutisch-technischen Assistenten einfallen, sind die Pharmazeutisch-Kaufmännischen Angestellten eher die Berufsgruppe im Hintergrund – was sie nicht weniger wichtig macht.

Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte kümmern sich – wie der Name schon nahelegt – um die kaufmännischen Angelegenheiten einer Apotheke, also zum Beispiel um die Warenbestellung und -haltung, Lieferannahmen und die Rechnungsbearbeitung. Das ist gar nicht so einfach, schließlich darf das Lager nicht überlaufen, es muss aber so viel am Lager sein, dass Kunden nicht auf übliche Medikamente warten müssen. Dafür müssen PKA gut organisiert sein und vorausschauend planen. Zudem achten sie auf die Sortierung nach Haltbarkeitsdatum und darauf, ob etwas gekühlt werden muss. Je nach Ausstattung bedienen sie für die Lagerorganisation einen Computer oder arbeiten von Hand (es gibt ja auch Apotheken ohne magische Rutsche, dafür mit den guten alten Apothekerschubladen).

Alle Infos
zur Ausbildung

Als PKA gestaltest du außerdem das Erscheinungsbild der Apotheke mit, indem du dich um eine stets gepflegte Sichtwahl (das sind die sichtbaren freiverkäuflichen Produkte in den Regalen hinter dem Tresen) und die Freiwahl (die freiverkäuflichen Produkte, die im Verkaufsraum von den Kunden zur Kasse mitgenommen werden können) kümmerst und auch mal das Schaufenster gestaltest – ein gutes Auge ist also gefragt!

Aber nicht nur das, sie beraten darüber hinaus Kunden – auch bei telefonischen Anfragen – zu freiverkäuflichen Produkten, etwa im Bereich Kosmetik, Diätetik, Babyartikeln oder Verbandstoffen. Ganz wichtig: Zu rezeptpflichtigen Medikamenten darfst du als PKA nicht beraten, selbst wenn du Kenntnisse über Arzneiformen, Stoffe, Drogen (im Sinne von getrockneten Pflanzenteilen), Zubereitungen und ihre Anwendungen in der Ausbildung erwirbst. Diese Art von Beratung bleibt den PTA und den Apothekern vorbehalten. Es ist also sehr wichtig, dass du selbstverantwortlich arbeitest und deine Kompetenzen nicht überschreitest. Dafür gibt es aber Fortbildungen für PKA, dank derer man noch stärker in die Kundenberatung einsteigen kann, zum Beispiel zur Venenfachberaterin oder im Bereich Kosmetik.

Übrigens: Nicht in jeder Apotheke arbeiten PKA auch im Verkaufsraum. Wenn dir dieser Aspekt in deinem zukünftigen Beruf sehr wichtig ist, solltest du dich schon im Vorstellungsgespräch nach deinen Einsatzgebieten erkundigen (das ist aber so oder so immer eine gute Idee!).

Du siehst also, als Pharmazeutisch-kaufmännischer/r Angestellte/r bist du die rechte Hand der Apotheker – sogar im wahrsten Sinne des Wortes, denn unter Umständen kannst du im Labor assistieren, etwa wenn freiverkäufliche Salben angemischt werden oder Kräutertees abgefüllt werden. Hier sind wiederum Genauigkeit und natürlich – wie überall in diesem Arbeitsumfeld – Hygiene wichtig. Außer in Apotheken kannst du aber beispielsweise auch in der pharmazeutischen Industrie, im pharmazeutischen Großhandel, in Sanitätshäusern (z. B. als Venenfachberaterin) oder im Drogeriekontext arbeiten. Zudem kannst du in Kontakt mit Arztpraxen oder Seniorenheimen kommen, falls du dich um Medikamentenauslieferungen deines (Ausbildungs-)Betriebs kümmerst.

Steckbrief: Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r Ausbildung

Ausbildungsdauer

3 Jahre

Ausbildungsform

duale Ausbildung

Erforderlicher Schulabschluss

die meisten Azubis haben einen mittleren Bildungsabschluss

Ausbildungsgehalt

ca. 732 Euro im ersten Lehrjahr (in Apotheken)

Ausbildungsinhalte

Der Beruf der/s Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten gehört zwar zu den sogenannten Freien Berufen, das heißt aber nicht, dass die Inhalte und der Ablauf der Ausbildung nicht gesetzlich verankert wären, schließlich ist die Ausbildung staatlich anerkannt. Falls du die Regelungen einmal nachlesen möchtest, findest du sie in der „Verordnung über die Berufsausbildung zum Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten und zur Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten“.

Die betrieblichen Ausbildungsinhalte teilen sich in zwei große Kategorien, und zwar in die sogenannten berufsprofilgebenden und die integrativen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten. Das heißt einfach nur, dass du auf der einen Seite natürlich lernst, was du genau im Beruf der PKA können musst, auf der anderen Seite aber auch allgemeinere nützliche Dinge, wie etwa über Arbeits- und Tarifrecht, Sicherheit und Umweltschutz bei der Arbeit und deinen Ausbildungsbetrieb.

Die berufsprofilgebenden Punkte, die dir speziell für die Tätigkeiten als PKA vermittelt werden, sind in der Ausbildungsverordnung in zehn Felder aufgeteilt:

  • Warenwirtschaft und Beschaffung
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  • Informations- und Kommunikationssysteme
  • Preisbildung und Leistungsabrechnung
  • Tätigkeiten nach der Apothekenbetriebsordnung sowie Dokumentation
  • Kommunikation
  • Beratung und Verkauf
  • Apothekenübliche Dienstleistungen
  • Marketing
  • Apothekenspezifische qualitätssichernde Maßnahmen

Preiskalkulation bei freiverkäuflichen Medikamenten (die Preise von verschreibungspflichtigen Pharmazeutika sind preislich über die Arzneimittelpreisverordnung geregelt), Arbeit am Computer, Verwaltung vom Wareneingang und das generelle Management der Apotheke sorgen dafür, dass es sich um einen „richtigen“ kaufmännischen Beruf handelt. Freundliche Kommunikation im Team und mit Kunden, genaues Wissen über die Produkte und kreative Ideen fürs Marketing sind aber auch wichtig für (angehende) Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte.

Die Ausbildungsverordnung enthält einen sogenannten Ausbildungsrahmenplan, der regelt, wann du was innerhalb der dreijährigen Ausbildung lernst. Je nach betrieblichen Anforderungen kann allerdings vom zeitlichen Aufbau abgewichen werden. Außerdem sind viele Themen so umfangreich, dass sie dich (fast) die gesamte Ausbildung über beschäftigen werden, etwa die Warenwirtschaft, Arzneimittelstoffe, Preisbildung, Marketing sowie Beratung und Verkauf.

Auch in der Berufsschule wird dir so einiges beigebracht bzw. werden Ausbildungsinhalte aus dem Betrieb aufgegriffen, ergänzt und vertieft. Was genau auf dem Stundenplan steht, ist ebenfalls offiziell festgehalten, und zwar im sogenannten Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Pharmazeutisch-kaufmännischer Angestellter und Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte.

So lernst du etwa …

  • … im ersten Jahr, wie du Waren beschaffst und den Wareneingang bearbeitest,
  • … im zweiten Jahr, wie du das Sortiment gestaltest, Waren lagerst und präsentierst sowie Kunden dazu berätst und
  • … im dritten Jahr, wie du bei der Herstellung und Prüfung von Arzneimitteln mitwirkst und ein Marketingprojekt durchführst.

Voraussetzungen

Formale Voraussetzungen

Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Schulabschluss, den du für die Ausbildung zum/r Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten bräuchtest. Allerdings werden in der Praxis überwiegend Bewerber mit mittlerem Bildungsabschluss eingestellt.

So hatten 2019 49 Prozent der Ausbildungsanfänger einen mittleren Schulabschluss, 25 Prozent einen Hauptschulabschluss und 13 Prozent die Hochschulreife. Neun Prozent hatten keinen Hauptschulabschluss.

Wenn du zu Beginn deiner Ausbildung unter 18 Jahre alt sein solltest, musst du eine ärztliche Bescheinigung über eine Erstuntersuchung vorlegen. Damit du an einer Berufsschule angenommen wirst, musst du außerdem einen Vertrag mit einem Ausbildungsbetrieb haben.

Persönliche Voraussetzungen

Wenn du nicht gerne Ordnung hältst, dich Planungen weiter als zwei Tage in die Zukunft stressen und du schon genervt bist, wenn dich jemand auf der Straße nach dem Weg fragt, ist PKA vermutlich nicht der richtige Job für dich. Neben Organisationstalent und Sorgfalt beim Sortieren, Prüfen und Präsentieren von Waren, ist der Spaß am Umgang mit Kunden wichtig. Immer freundlich zu sein ist das A und O, selbst und besonders dann, wenn jemand einmal schwierig ist.

Gleichzeitig musst du dich natürlich mit „deinem“ Sortiment wie Hautcremes, Kräutertees, Stretchverbänden oder Babypuder auskennen und genau wissen, zu welchen Bereichen du eine/n Kollegen/in dazu holen musst – nicht, weil du selbst keine Ahnung hättest, sondern weil du zu rezeptpflichtigen Medikamenten nicht beraten darfst. Kommunikationstalent und eine gute Einschätzung einer Kundensituation – möglicherweise ebenfalls telefonisch – helfen dir da viel weiter. Kundengespräche werden aber u. a. auch in der Berufsschule geübt.

Übrigens Kundengespräche: Diese finden u. a. samstags statt. Die Arbeitszeiten sind in einer Apotheke zumeist auf eine Sechs-Tage-Woche ausgelegt, viele Apotheken, besonders in Großstädten sind zudem bis spät abends geöffnet, damit solltest du kein Problem haben. Und wenn du dir immer blitzschnell eine Erkältung einfängst, wenn du jemanden mit Schniefnase nur anschaust, ist das bestimmt kein Grund, die Ausbildung gleich zu vergessen. Du musst nur damit rechnen, dass es dich in einer naturgemäß virenlastigen Umgebung wie einer Apotheke öfter erwischen wird. Wenn du unsicher bist, ob du gesundheitlich geeignet bist, hilft aber eine Einschätzung vom Arzt weiter.

Darüber hinaus gibt es einige Schulfächer, in denen gute Noten ein Vorteil während der Ausbildung sein können:

  • Mathe: Kalkulationen, Preisbildung und Rechnungsbearbeitung verlangen zwar nicht nach tieferen Kenntnissen in Kurvendiskussion oder Integralrechnung, aber Dreisatz und Prozentrechnung sollten dir nicht fremd sein.
  • Chemie: Mit Chemikalien muss man geschult und vorsichtig umgehen – wenn du dir im Chemieunterricht nicht den Pony weggeätzt hast, ist das von Vorteil.
  • Deutsch: Der Umgang mit Zulieferern oder Kunden, persönlich, telefonisch und schriftlich, verlangt nach einer sicheren Ausdrucksfähigkeit und stabiler Rechtschreibung.
  • Wirtschaft: Es ist nicht schlimm, wenn du Wirtschaft in der Schule nicht hattest, weil du ja für alle wichtigen Fächer in die Berufsschule gehen wirst, aber du solltest bei Begriffen wie Buchhaltung und Skonto nicht jetzt schon weglaufen.

Ablauf

Deine Ausbildung absolvierst du sowohl in deinem Ausbildungsbetrieb als auch in der Berufsschule. Der Berufsschulunterricht wird entweder als Blockunterricht organisiert, für den du dann längere Zeit am Stück zur Schule gehst, oder aber er wird in deine Arbeitswoche integriert.

Übrigens: Die Regelausbildungsdauer liegt bei drei Jahren, prinzipiell kann die Ausbildungszeit aber verkürzt werden. Dafür musst du Rücksprache mit deinem Ausbildungsbetrieb halten und zusammen mit diesem einen entsprechenden Antrag an die zuständige Kammer stellen.

Prüfungen

Auf deinem Weg zum/r Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten liegen zwei Prüfungen vor dir: Einmal eine Zwischenprüfung zum Beginn des zweiten Ausbildungsjahres und die Abschlussprüfung zum Ende deiner Ausbildungszeit. Die zuständige Kammer ist die Apothekerkammer.

Die Zwischenprüfung wird schriftlich in zwei Prüfungsgebieten abgehalten:

  • Beschaffung von Arzneimitteln und apothekenüblichen Waren (maximal 90 Minuten)
  • Preisbildung (maximal 30 Minuten)

Die Abschlussprüfung besteht dann aus einem schriftlichen und einem praktischen Teil. Der schriftliche Teil gliedert sich wiederum in drei Prüfungsbereiche mit unterschiedlichen Bearbeitungszeiten:

  • Geschäfts- und Leistungsprozesse in der Apotheke (90 Minuten)
  • Warensortiment (90 Minuten)
  • Wirtschafts- und Sozialkunde (60 Minuten)

Im praktischen Teil wirst du in den Bereichen „Warenwirtschaft“ sowie „Beratungsgespräch“ geprüft. Im Prüfungsfach Warenwirtschaft musst du eine Arbeitsaufgabe bearbeiten und darüber ein Fachgespräch führen, das dauert zusammen nicht länger als 45 Minuten. Für den Punkt Beratungsgespräch führst du – naheliegend! – ein simuliertes Beratungsgespräch, das dauert inklusive Vorbereitung maximal 30 Minuten. Dafür wählst du zwischen zwei Aufgaben eine Aufgabe, die du bearbeitest und in einem Prüfungsgespräch erläuterst.

Im Endergebnis werden deine einzelnen Leistungen etwas unterschiedlich gewichtet, und zwar folgendermaßen:

  • Geschäfts- und Leistungsprozesse in der Apotheke: 25 Prozent
  • Warensortiment: 25 Prozent
  • Wirtschafts- und Sozialkunde: 10 Prozent

sowie

  • Warenwirtschaft: 20 Prozent
  • Beratungsgespräch: 20 Prozent

Falls du die detaillierten Inhalte der Prüfungen nachlesen möchtest, findest du sie in der schon genannten Ausbildungsverordnung zum/r Pharmazeutisch-Kaufmännischen Angestellten.

Pharmazeutisch-kaufmännischer Angestellter berät einen Kunden

Bewerbung

Um dich zu bewerben, brauchst du zunächst einmal die passende Stelle – schau dafür doch am besten gleich einmal in unsere Ausbildungsplatzbörse!

Bewerbungen schreiben liegt nicht allen Menschen, aber vielleicht kennst du ja jemanden, der ein Händchen dafür hat und dir gerne hilft – oder vielleicht gehörst du sogar selbst zur Gruppe der Bewerbungsfans! Mit „helfen“ meinen wir übrigens Korrekturlesen und Anregungen geben, wie du deine Interessen und Fähigkeiten am besten darstellst. Auf keinen Fall solltest du dir deine Bewerbungen schreiben lassen oder sie copy-pasten – nicht nur, weil Personalchefs Standardvorlagen erkennen. Auch lesen sich Floskeln nicht so, dass man die Person dahinter kennenlernen möchte. Wenn dich das Berufsbild wirklich anspricht und es deinen Fähigkeiten entspricht, findest du sicherlich einen Weg, das überzeugend rüberzubringen, indem du z. B. über deine Stärken und Interessen sprichst. (Schul-)Praktika können dich auch weiterbringen! Und falls du noch haderst: Wir haben einige Tipps für dich zusammengestellt, die dir eine Stütze sein sollen. Du findest sie in unserem Artikel Bewerbung für die Ausbildung.

Achte ebenfalls darauf, wie und bis wann Unternehmen deine Bewerbung bekommen möchten (in der Regel per Mail oder über ein Bewerbungsportal).

Wenn du mit der Bewerbung erfolgreich warst, kommt der wohl spannendste Teil, das Bewerbungsgespräch. Auch hier haben wir einige Tipps für dich zusammengestellt: in unserem Ratgeber zum Vorstellungsgespräch.

Gehalt

Während der Ausbildung

So wie später im Berufsleben hängt eine Ausbildungsvergütung häufig von mehreren Faktoren ab, zum Beispiel davon, in welchem Bundesland du arbeitest, in welcher Branche, wie groß dein Ausbildungsbetrieb ist und ob dein Arbeitgeber nach Tarif bezahlt.

Laut den Angaben der Agentur für Arbeit zu den durchschnittlichen Ausbildungsvergütungen kannst du als PKA im ersten Ausbildungsjahr mit einem Bruttoverdienst von 732 Euro rechnen, wenn du deine Ausbildung in einer Apotheke beginnst.

Beachte bitte: Diese Angaben der Agentur für Arbeit orientieren sich an den tarifvertraglichen Regelungen, du hast also deshalb leider nicht automatisch in jedem Betrieb Anspruch auf eine Vergütung im genannten Rahmen. Praktischerweise bezieht sich diese Tarifangabe auf das gesamte Bundesgebiet. 

Das Gute ist: Deine Ausbildungsvergütung steigt jedes Jahr. Und nicht nur das: Seit Januar 2020 gibt es eine gesetzlich geregelte Mindestausbildungsvergütung für Azubis, wenn kein Tarifvertrag greift!

Demnach steht dir laut dem Berufsbildungsgesetz § 17 eine Mindestvergütung von

  • 585 Euro Bruttomonatsgehalt im ersten Ausbildungsjahr,
  • 690,30 Euro Bruttomonatsgehalt im zweiten Ausbildungsjahr,
  • 789,75 Euro Bruttomonatsgehalt im dritten Ausbildungsjahr und
  • 819 Euro Bruttomonatsgehalt im vierten Ausbildungsjahr

zu, wenn du deine Ausbildung im Jahr 2022 beginnst. Die Mindestvergütung für Auszubildende wurde 2020 eingeführt. Der Betrag, der dir im ersten Ausbildungsjahr zusteht, erhöht sich jedes Jahr. Wenn du deine Ausbildung also erst 2023 beginnst, erhältst du mehr Geld als jetzt. Während deiner Ausbildung bekommst du außerdem nicht jedes Jahr das gleiche Gehalt. So kannst du dich in deinem zweiten, dritten und vierten Jahr über mehr Geld freuen. Als Grundlage für die Berechnung dient das Gehalt deines ersten Ausbildungsjahres. Folgende Prozentsätze, die auch im Berufsbildungsgesetz festgelegt wurden, werden je nach Lehrjahr, in dem du dich befindest, hinzuaddiert:

  • für das zweite Jahr: 18 Prozent
  • für das dritte Jahr: 35 Prozent
  • für das vierte Jahr: 40 Prozent

Es kann allerdings passieren, dass du eine Ausbildung mit Tariflohn absolvierst, der geringer ausfällt als diese Mindestausbildungsvergütung, da diese Regelung eben nur dort greift, wo kein Tarifrecht gilt.

Nach der Ausbildung

Auch nach der Ausbildung hängt dein Verdienst von genannten Faktoren ab. Hinzu kommen im Laufe der Zeit noch deine Berufserfahrung, Zusatzqualifikationen und/oder Weiterbildungen sowie gegebenenfalls Verhandlungsgeschick.

Für das durchschnittliche Gehalt von ausgelernten Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten gibt die Agentur für Arbeit als Orientierung eine Spanne von 1.945 bis 2.287 Euro brutto monatlich an. Die Agentur für Arbeit richtet sich hierbei nach einer tariflichen Regelung mit gestaffelter Gehaltserhöhung nach Berufsjahren. 1.945 Euro brutto entsprechen demnach in etwa deinem Einstiegsgehalt nach der Ausbildung. Wir haben außerdem auf gehalt.de gespickt, dort ist die Prognose sogar noch deutlich zuversichtlicher: 50 Prozent der Gehälter für PKAs sollen zwischen 2.526 und 3.365 Euro brutto monatlich ausfallen (Stand 09/21). Beachte aber bitte, dass auch diese Spanne nur zur Orientierung dient und eventuell Ausreißer im Gehalt von einzelnen PKA berücksichtigt.

Was bei der Optimierung deines Verdienstes nach der Ausbildung hilfreich sein kann, sind Weiterbildungen, mit denen du dich spezialisieren oder auf der Karriereleiter weiter nach oben klettern kannst. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Brutto und netto

Von deinem Bruttogehalt werden Steuern und Sozialabgaben abgezogen, es ist also leider nicht das, was auf deinem Konto landet. Je nach deinen Lebensumständen (ob du zum Beispiel ledig bist oder Kinder hast), landest du in einer anderen Steuerklasse. Deshalb sind Gehaltsangaben immer Bruttobeträge – was netto rauskommt, also auf deinem Konto landet, ist individuell unterschiedlich.

Karrierechancen als Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r

Genannt haben wir schon die Option, dich zum/r Venenfachberater/in weiterzubilden, dann bist du Spezialist/in für Gefäßerkrankungen und kannst u. a. zu Kompressionsstrümpfen beraten und diese anmessen. Auch eine Fortbildung für den großen Bereich der Pflege- und Kosmetikprodukte ist eine Option, ein Markt, der wohl keine Angst vorm Aussterben haben muss.

Darüber hinaus gibt es noch sogenannte Aufstiegsfortbildungen, die deine Kenntnisse erweitern und dein Gehalt im besten Falle erhöhen. Als PKA kannst du zum Beispiel deine/n Handelsfachwirt/in machen oder Pharmareferent/in werden. Für alle Weiterbildungen gilt immer, sich vorab umfassend über die Voraussetzungen zu informieren, in den meisten Fällen wirst du zum Beispiel etwas Berufserfahrung nachweisen müssen.

Sollte es dich irgendwann doch irgendwie fuchsen, dass du nicht zu verschreibungspflichtigen Medikamenten beraten darfst, könnte ein Studium der Pharmazie für dich in Frage kommen. Unter Umständen kannst du sogar ohne Abi studieren. Lies dazu gerne unseren Artikel „Studieren ohne Abitur“ auf unserem Partnerportal Das-Richtige-studieren.de, auf dem du auch den Artikel zum Pharmaziestudium findest.
Falls du jetzt schon mit einem Studium liebäugelst, du aber nicht auf die Praxis verzichten möchtest, empfehlen wir dir unseren Artikel zum dualen Studium Pharmazie auf unserem Partnerportal Wegweiser-Duales-Studium.de, auf dem du zahlreiche Infos rund ums duale Studium findest.

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