Verwaltungsfachangestellte/r Ausbildung

Bei der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um eine duale Ausbildung. Das bedeutet, dass der theoretische Teil deiner Ausbildung in der Berufsschule stattfindet und der praktische Teil im Ausbildungsbetrieb. Ob du innerhalb der Woche zwischen Schule und Betrieb pendelst oder beides in Blöcken (mehrere Wochen entweder in der Schule bzw. im Betrieb) absolvierst, hängt von deiner Ausbildungsstätte ab.

Was gewiss ist, sind deine Ausbildungsinhalte. Zum einen erwarten dich in der Berufsschule bekannte Fächer wie Deutsch, Mathe, Wirtschaft und Recht. Zum anderen lernst du Inhalte, die konkret für die Verwaltungsfachangestellte/r Ausbildung relevant sind, wie:

• Grundlagen der öffentlichen Verwaltung
• Prinzipien des Sozialstaats
• Aufgaben der einzelnen Staatsorgane
• Grundlagen des deutschen und europäischen Rechtssystems
• Grundlagen der Marktwirtschaft und Wirtschaftspolitik

Darüber hinaus lernst du in der Berufsschule, welche Rechte und Pflichten du als Arbeitnehmer/in hast. Im Ausbildungsbetrieb bekommst du hingegen einen Einblick in die Berufspraxis. Dein/e Ausbilder/in arbeitet dich in die verschiedenen Betriebsprozesse ein, übergibt dir Aufgaben und überprüft diese. Je länger du in der Ausbildung bist, desto selbstständiger wirst du. Bereits nach wenigen Monaten bist du für deine Kollegen eine geschätzte Unterstützung.

Zu den allgemeinen praktischen Aufgaben während der Ausbildung gehören:

• Einpflegen von Daten in das interne Verwaltungssystem / Buchungstool
• Drucken und Ordnen von Formularen
• Unterstützung bei der Kundenkommunikation

Ansonsten hängt es von deiner Fachrichtung ab, auf welche Fächer / Aufgaben der Fokus in der Berufsschule sowie im Betrieb gelegt wird. Generell kannst du zwischen fünf verschiedenen Fachrichtungen wählen. Wir stellen dir folgend jede Fachrichtung kurz vor.

Innerhalb jeder dieser Fachrichtungen hast du die Möglichkeit, im Personal- oder Rechnungswesen Fuß zu fassen:

Im Personalwesen bist du für alle Belange zuständig, die das Personal betreffen. Dazu gehört zum einen das Erstellen der Gehaltsabrechnung und Verwalten der Personalakten. Aber du bist auch der / die Ansprechpartner/in für persönliche Anliegen. Du nimmst Arbeitsvertragsänderungen in Absprache mit allen Parteien vor und stellst sicher, dass jede/r sein schriftliches Einverständnis gibt. Darüber hinaus unterstützt du bei der Beantragung von Fortbildungen oder der Gestaltung von Team-Events.

Im Rechnungswesen stellst du Haushalts- und Wirtschaftspläne auf und trägst die Verantwortung dafür, dass diese reibungslos ausgeführt werden. Dafür solltest du Spaß an vorausschauender Planung im Team haben und mathematisches Kalkül mitbringen.

Dein innerer Verwaltungs-Guru ist geweckt? Dann verraten wir dir mal besser, welche Voraussetzungen du für die Verwaltungsfachangestellten Ausbildung erfüllen musst.

Formale Voraussetzungen

Rechtlich ist keine bestimmte Schulbildung festgelegt, das heißt, theoretisch kannst du dich mit jedem Schulabschluss bewerben. In der Praxis werden allerdings großenteils Bewerber/innen mit Hochschulreife eingestellt. Das heißt aber nicht, dass Bewerber/innen mit Mittlerer Reife außen vor sind. Wenn du einen guten Realschulabschluss hast, versuch dein Glück. Vorteilhaft sind solide Noten in Mathe, Deutsch, Informatik und Gemeinschaftskunde (Sozialkunde / Politik und Wirtschaft, die Bezeichnung variiert nach Bundesland). Nur mit einem Hauptschulabschluss sehen deine Chancen schlecht aus.

Generell ist auch die Fachrichtung entscheidend dafür, welcher Schulabschluss bevorzugt wird. In der folgenden Tabelle siehst du die prozentuale Verteilung je Fachrichtung und Bildungsabschluss (Stand 2019):

(Quelle: planet-beruf.de)

Persönliche Voraussetzungen

Neben den formalen Voraussetzungen ist das Wichtigste, dass die Ausbildung Verwaltungsfachangestellte/r zu dir als Person passt. Lass dich nicht nur von der Ausbildungsvergütung samt der Aussicht auf eine Verbeamtung locken. Sei ehrlich zu dir selbst bei der Frage, ob die folgenden Eigenschaften auf dich zutreffen:

• Sorgfalt und Verschwiegenheit
• Ausgeprägte Ordnungsliebe
• Hohe Team- und Kommunikationsbereitschaft

Darüber hinaus ist es wichtig, dass du Gewohntes schätzt und dich gerne langfristig bindest. Denn die Abläufe im Verwaltungsapparat sind klar geregelt. Das bedeutet, dass deine Arbeitsvorgänge sich täglich mehrmals wiederholen. In einem gewissen Maße ist dies natürlich bei jedem Beruf der Fall. Aber als Verwaltungsbeamte/r wirst du selten mit etwas komplett Neuem konfrontiert. Außerdem bist du durch deine Verbeamtung stark an deinen Beruf gebunden. Denn diesen Status wieder aufzugeben wäre schon waghalsig.

Die Verwaltungsfachangestellte/r Ausbildung wird innerhalb von drei Jahren absolviert. Die theoretischen Ausbildungsinhalte werden dir in der Berufsschule vermittelt, die praktischen im Betrieb.

Während deiner Ausbildungszeit im Betrieb durchläufst du mehrere Abteilungen, um einen übergreifenden Einblick zu bekommen. Außerdem kristallisiert sich dadurch heraus, in welcher Abteilung du nach der Ausbildung am besten aufgehoben bist.

In der Berufsschule erwartet dich nach den ersten zwei Ausbildungsjahren die Zwischenprüfung. Die gute Nachricht: Du kannst die Zwischenprüfung nicht nicht bestehen. Sie dient lediglich dazu, deinen Leistungsstand zu überprüfen. Dennoch solltest du die Zwischenprüfung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn ein schlechtes Ergebnis bedeutet, dass du dich auf die Hinterbeine setzen musst, um die Abschlussprüfung zu bestehen.

Damit entsteht ein unnötiger Leistungsdruck kurz vor der Zielgeraden. Besser, du siehst die Zwischenprüfung bereits als eine Art der Vorbereitung auf die Abschlussprüfung. Außerdem kann es sein, dass dir bei einer sehr guten Zwischenprüfung die Ausbildungsverkürzung angeboten wird (§8 Berufsbildungsgesetz). Mit einer Verkürzung beendest du deine Ausbildung bereits nach zweieinhalb Jahren.

Ansonsten erwartet dich nach den regulären drei Ausbildungsjahren die Abschlussprüfung. Sobald diese bestanden ist, darfst du dich mit Stolz als staatlich anerkannte/r Verwaltungsfachangestellte/r bezeichnen.

Ob du deine Bewerbungsunterlagen postalisch oder über ein Online-Formular einreichen sollst, steht in der Stellenausschreibung. Gerade bei öffentlichen Behörden ist eine postalische Einsendung stellenweise noch üblich. Damit du sicher sein kannst, dass deine Bewerbung eingegangen ist, verschicke sie als „Einschreiben Rückschein“. Bei dieser Sendungsart bekommst du einen Rückschein mit Zustellungsdatum sowie Unterschrift des Empfängers. Das Porto können deine Eltern steuerlich absetzen.

Aber wie sieht der weitere Bewerbungsprozess für die Verwaltungsfachangestellte/r Ausbildung aus? Wenn deine Bewerbung überzeugt hat, wirst du im nächsten Schritt zu einem Einstellungstest eingeladen.

Der Einstellungstest dient dazu, die Spreu vom Weizen zu trennen, denn die Ausbildungsplätze als Verwaltungsfachangestellte/r sind heiß begehrt. Im Test werden dir Aufgaben gestellt, die deine Rechtschreibung, deine Rechenkünste, dein Allgemeinwissen und deine Intelligenz auf den Prüfstand stellen. Solche Einstellungstests sind Standard, wenn du dich auf eine Stelle im öffentlichen Dienst bewirbst. Daher gibt es extra Vorbereitungshefte für den Einstellungstest. Wenn dein Ergebnis zufriedenstellend ist, geht es mit dem Assessment Center und / oder einem persönlichen Kennenlernen weiter.

Hier wirst du mit anderen potenziellen Bewerber/innen in eine Gruppe gesteckt und ihr bekommt eine gemeinsame Aufgabe gestellt. Während ihr eine Lösung erarbeitet, werdet ihr genau unter die Lupe genommen: Wer ergreift oft die Initiative? Wer kann konstruktiv diskutieren? Wer versucht, durch Diplomatie die Wogen zu glätten? All dies wird eruiert. Wer sich daneben benimmt oder gar kein Engagement zeigt, wird ausgesiebt.

Im Anschluss an das Assessment Center folgt das persönliche Kennenlernen. Das persönliche Gespräch dauert in der Regel maximal eine Stunde. Aufgrund der hohen Anzahl an Bewerber/innen kann das Gespräch auch wesentlich kürzer ausfallen.

In erster Linie wollen die Personaler wissen, warum du dich für die Ausbildung interessierst und was dich besonders qualifiziert. Am besten legst du dir die Antwort auf diese Fragen bereits vor dem Gespräch zurecht. Antworte ehrlich, zuversichtlich und ohne zu übertreiben. Überlege dir ein paar Rückfragen, um zu zeigen, dass du aufrichtiges Interesse an der Stelle hast. Achte allerdings darauf, keine offenkundigen Fakten zu erfragen, ansonsten wirkst du nicht interessiert, sondern uninformiert.

Was gut ankommt, sind Fragen wie: “Welche Abteilungen werde ich durchlaufen? Darf ich mir eine Abteilung nach Ausbildungsabschluss aussuchen? Welche Vorzüge habe ich als Beamte/r auf Widerruf / Probe während der Ausbildung?“

Wenn du alle Hürden gemeistert hast, steht zwischen dir und deinem Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte/r nur noch die Amtsärztliche Untersuchung beim Gesundheitsamt.

Das Gesundheitsamt vermittelt dir einen Termin, bei dem von einem Amtsarzt sichergestellt wird, dass du keine schwerwiegenden gesundheitlichen Schäden hast. Warum diese Prüfung notwendig ist? Weil du nach der Ausbildung ein Recht auf den Beamtenstatus hast. Das bedeutet, dass der Staat die Fürsorgepflicht für dich übernimmt. Falls du bspw. frühzeitig berufsunfähig wirst, unterstützt dich der Staat bis zum Eintritt deines Rentenalters finanziell. Jemand, der bereits vor Ausbildungsantritt schwerwiegende gesundheitliche Schäden aufweist, ist für den Staat ein finanzielles Risiko. Je nach Behörde kannst du die Ausbildung auch dann antreten, wenn du die Untersuchung nicht bestehst. Allerdings musst du dann vorab schriftlich auf den Beamtenstatus verzichten.

Generell ist es jedoch sehr unwahrscheinlich, dass du bei der gesundheitlichen Prüfung als ungeeignet für die Verbeamtung eingestuft wirst. Denn die Messlatte bezüglich körperlicher Fitness für Verwaltungsfachangestellte ist recht niedrig. Über kleinere chronische Leiden wird meist kulant hinweg geschaut.

Kommen wir nun zu einer der wichtigsten Fragen: Was verdienst du als Verwaltungsfachangestellte/r eigentlich? Wir haben uns für dich schlau gemacht.

Ausbildungsvergütung Verwaltungsfachangestellte/r

Als Verwaltungsfachangestellte/r Azubi ist deine Ausbildungsvergütung klar durch den Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes (kurz TVAöD) geregelt. Laut der aktuellen Tabelle (Stand 2020) ist deine Ausbildungsvergütung daher im Schnitt wie folgt gestaffelt:

• 1. Lehrjahr: 1.021 Euro
• 2. Lehrjahr: 1.071 Euro
• 3. Lehrjahr: 1.118 Euro

Je nach Bundesland kann der Betrag leicht unter oder über diesem Durchschnitt liegen.

Sicher ist allerdings: Dir steht laut dem Berufsbildungsgesetz § 17 eine Mindestvergütung von

• 585 Euro Bruttomonatsgehalt im ersten Ausbildungsjahr,
• 690,30 Euro Bruttomonatsgehalt im zweiten Ausbildungsjahr,
• 789,75 Euro Bruttomonatsgehalt im dritten Ausbildungsjahr und
• 819 Euro Bruttomonatsgehalt im vierten Ausbildungsjahr

zu, wenn du deine Ausbildung im Jahr 2022 beginnst. Die Mindestvergütung für Auszubildende wurde 2020 eingeführt. Der Betrag, der dir im ersten Ausbildungsjahr zusteht, erhöht sich jedes Jahr. Wenn du deine Ausbildung also erst 2023 beginnst, erhältst du mehr Geld als jetzt. Während deiner Ausbildung bekommst du außerdem nicht jedes Jahr das gleiche Gehalt. So kannst du dich in deinem zweiten, dritten und vierten Jahr über mehr Geld freuen. Als Grundlage für die Berechnung dient das Gehalt deines ersten Ausbildungsjahres. Folgende Prozentsätze, die auch im Berufsbildungsgesetz festgelegt wurden, werden je nach Lehrjahr, in dem du dich befindest, hinzuaddiert:

• für das zweite Jahr: 18 Prozent
• für das dritte Jahr: 35 Prozent
• für das vierte Jahr: 40 Prozent

Weitere Informationen zum Thema Ausbildungsvergütung findest du in unserem gleichnamigen Ratgeberartikel.

Arbeitsgehalt Verwaltungsfachangestellte/r

Wie auch in der Ausbildung wirst du als Verwaltungsfachangestellte/r nach Tarif bezahlt. Laut gehalt.de verdient ein/e Verwaltungsfachangestellte/r als Berufseinsteiger durchschnittlich 2.687 Euro brutto (Stand 2021). Allerdings gibt es starke Unterschiede in der Bezahlung, abhängig von Bundesland, Berufserfahrung und Fachrichtung.

In Mecklenburg-Vorpommern verdient ein/e Verwaltungsfachangestellte/r beispielsweise durchschnittlich nur 2.402 Euro brutto. In Hessen liegt der Schnitt hingegen bei 3.420 Euro brutto. Hier spielt mit Sicherheit rein, dass die Lebenshaltungskosten von Bundesland zu Bundesland stark unterschiedlich sind. Was die Berufserfahrung anbelangt: Nach über neun Jahren als Verwaltungsfachangestellte/r verdienst du bereits deutlich mehr, nämlich durchschnittlich 3.187 Euro brutto.

Deine Karrierechancen als Verwaltungsfachangestellte/r sehen rosig aus, denn mit bestandener Abschlussprüfung wirst du in den öffentlichen Dienst übernommen und verbeamtet. Du hast eine gesicherte Position mit fairer Vergütung und guten Aufstiegschancen. Außerdem kannst du frei zwischen verschiedenen Standorten, Verwaltungsämtern und Abteilungen wählen.

Auch außerhalb des öffentlichen Dienstes können die Fähigkeiten einer / eines Verwaltungsfachangestellten gefragt sein, aber die Ausbildungsinhalte sind klar auf die Anforderungen in öffentlichen Behörden zugeschnitten. Außerdem wäre es leichtsinnig, deinen Beamtenstatus aufzugeben.

Falls du dich nicht auf die Arbeit in einer öffentlichen Behörde festlegen willst, empfiehlt sich ein Studium im Bereich Management. Auf unseren Partnerportalen BWL-studieren.com sowie Personalmanagement-studieren.de findest du diverse Studiengänge, in denen Verwaltungsgeschick gefragt ist.